为年终总结暨学术报告会提供全程的支持，从初期的人员报名，到后期的人员统计，从车辆、人员、就餐管理，到文档的自动生成，都可以在线完成。
系统分为前台和后台两部分。参会人员可以在前台注册网站上提交其信息，后台数据库会自动分析和整理这些信息。工作人员登录到后台网站，就可以查阅相关信息，查询信息的方式包括分类查询和排序查询。工作人员不但可以方便的查询到所需要的信息，还可以通过后台网站进行人员的添加和删除。除了人员管理，后台网站还支持相关活动的管理，比如乘车的安排、就餐的安排，都可以通过后台网站在线管理。在相关人员信息和管理安排信息的基础上，网站可以自动生成相关文档。从这些文档中，参会人员、工作人员和旅行社可以方便的看到他们需要的信息。
前台网站的用户名为姓名，口令通过邮件进行发送。
前台网站用于统计用户信息。报名人员须添加生日、身份证等信息，这些信息用于购买保险时使用；报名人员可以选择要参加的娱乐项目，这些信息便于工作人员做相关安排。
后台包括信息查询、信息管理。所有信息以表格方式展示出来，包括个人信息以及管理信息。分类查询可以按照娱乐项目、部门、身份等信息查询。排序查询可以按照人员的任何属性进行排序查询。
工作人员可以选择在线进行就餐安排。安排人员的就餐位置。
工作人员可以在线安排乘车。
本筹备系统使会议的所有管理都可以在线完成，工作人员之间的协作变得很容易。系统的高度自动化，也使工作变得简洁高效。